Es el proceso de elegir una estructura de tareas, responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de las organizaciones, se pueden representar las conexiones entre varias divisiones o departamentos de una organización o en un organigrama, donde los altos directivos toman decisiones y el resto del equipo siguen las estrategias tomadas, permite una vista tanto interna como externa de la organización, donde se involucran como lo dice Smith cuatro elementos fundamentales que son la División del trabajo, la Departamentalización, la Jerarquía y la Coordinación, estos elementos giran generando el buen funcionamiento de la organización. Lo que se busca con el diseño organizacional es crear una estructura y puestos de trabajo que sean adecuados para la empresa, que abarque todo el proceso, que se pueda controlar y se puedan conseguir los resultados esperados.
¿Cuáles son sus Etapas?
1. División del Trabajo: que según Smith consiste en dividir el trabajo en operaciones o actividades más pequeñas y simples que se puedan diferenciar para volverlas especializadas y la personas que la ejecuten sean expertas, esta división va desde las áreas productivas hasta las directivas.
2. La Departamentalización: Es la agrupación de áreas de trabajo por departamentos, donde reúnen varias actividades labores que tienen alguna similitud o relación directa y poder tomar decisiones más generales que abarquen varias funciones afines sin entrar a detalle en cada una.
3. La Jerarquía: Es hacer una clasificación de acuerdo a los criterios de Poder, Responsabilidad, autoridad y oficio, de forma ascendente o descendente pero donde se identifique las categorías y niveles.
4. La Coordinación: Es procesar la información y con el conocimiento de la toda la organización transmitirlo a través de la cadena jerárquica y así todos manejaran la información para construir el diseño Organizacional.
¿Cuáles son sus Elementos?
1. Proceso de Diferenciación e Integración: Se basa principalmente en diferenciar el trabajo, las tareas y agruparlas o integrarlas en segmentos, puede ser departamentos donde las actividades necesiten una interacción, en departamentos que tengan la misma función o compartan escenarios comunes.
2. Proceso de Complejidad: Después de realizar el proceso de diferenciación se organiza la estructura en función a los roles, puestos, conocimientos, rangos, que permita la agrupación por nivel de dificultad y responsabilidad de las actividades, de esta manera observaremos desde las funciones básicas hasta las directivas.
3.Proceso de Formalización: Es la estandarización de las normas, procedimientos e instrumentos que son utilizados dentro de la organización, asignadas a cada una de las tareas y funciones, ya que se requieren conocimientos específicos en ciertas tareas por este motivo deben tener un orden, una secuencia y una descripción de cómo realizarla. El grado de formalización varía de acuerdo al tamaño de las empresas, de las herramientas que utilicen y la jerarquización que tenga, pero en todas existe de alguna manera un proceso organizado.
4. Proceso Dimensional: Se basa en el análisis de lineamientos estratégicos para clasificar como se desarrollan las actividades y tareas dentro de las áreas, que especialidad tiene cada una, como se visualiza la organización en general y como se toman decisiones para soluciones de problemas.
5. Proceso de decisiones: Este proceso está determinado por el estilo de liderazgo que maneje la organización, la división de sus tareas y su jerarquía, para determinar quién y cuándo se requieren acciones y decisiones que influirán en el proceso y por lo tanto en el diseño de la organización.
¿Cuáles son sus Modelos?
1. Modelo Autocrático: El modelo se basa básicamente en que el empleador tiene absoluta autoridad sobre el empleado y este simplemente se limita cumplir con sus labores y en caso de no poder hacerlo será sancionado
2. Modelo de Custodia: Este método depende de la los recursos con los que cuenta la organización ya sea para el pago de pensiones u otras prestaciones, como tal los empleados no dependen del jefe sino dependen de la organización
3. El Modelo de Apoyo: Este se encuentra basado en el principio de las relaciones de apoyo, con lo cual se llegó a la conclusion dentro de las organizaciones la cual es un sistema social, que lo más importante y primordial es el trabajador
4. El Modelo Colegial: Este se desarrolla en ambientes propicios para el crecimiento intelectual y trabajo no programado, con el cual se busca incentivar la responsabilidad y el compromiso por lograr los objetivos de la organización
Fuentes
Material módulo 2 UMB virtual Estructura Organizacional
1.Contexto histórico y socioeconómico de la época en
la que surgió el modelo o la teoría de negociación.
Hace mas de 20 años Harvard desarrollo el
método mas eficaz de negociación, ya que
es una alternativa cooperativa. Fue planteada en 1980 por Roger Fisher y William Ury,
reunieron tácticas de otros negociadores
con casos exitosos.
En Colombia para esta época se suscribió
el contrato con Pepsico,
éxito de negocio , Postobon, uno
de los mejores embotelladores de
América latina
2. Descripción de las empresas y
sectores industriales donde empezó a ser utilizado.
Se comenzó a utilizar en negocios familiares.
El método también sirve para procesos de mediación y resolución de conflictos
empresariales. Hoy día se utiliza incluso para
mejorar relaciones en los equipos de trabajo.
Juan Valdez es usado como modelo de
gestión empresarial por Harvard
Cafeteros colombianos y sus familias quienes han
dedicado su vida al cultivo y cuidado del grano.
3. Principales representantes y aportes específicos de la teoría de negociación.
William Ury
Es
un autor estadounidense, académico, antropólogo y experto en negociación. Fue co-fundador
del Programa de Negociación de Harvard, Ury es el coautor de Llegar al Sí con
Roger Fisher, que estableció el método de negociación basada en principios y
estableció la idea de la mejor alternativa a un acuerdo negociado
Roger Fisher
Fue profesor de derecho en la Universidad de
Harvard y director del proyecto de negociación de Harvard. Coautor del libro
"Llegar a si" libro clásico sobre negociación "basada en
intereses" donde se explica la teoría en mención. Fisher se especializó en
negociación y manejo de conflictos.
Bruce Patton
Un Miembro
Distinguido del Harvard Negotiation Project (HNP), que cofundó con Roger Fisher
y William Ury en 1979 donde se habla del modelo y entre los tres mencionados se
creó el modelo de negociación Harvard.
Los
principales aportes del método creado
1.Evadir el proceso de regateo.
2. Buscar los beneficios mutuos.
3. Cuando existan conflictos de intereses se ponga en consideración
criterios
justos.
4. Principales premisas y/o elementos, etapas y características
•Los 7 elementos del Método Harvard
1. Alternativas al no acuerdo
2. Intereses y posiciones
3. Opciones
4. Criterios
5. Relación
6. Comunicación
7. Compromisos
1. Alternativas al no acuerdo
•No
todas las negociaciones terminan con un acuerdo. O bien se llega al acuerdo
precipitados a causa de la presión que ejerce la otra parte: “Tómalo o déjalo”.
Debemos tener bien preparado lo que suceda si “lo dejo”. ¿Cuáles son mis
alternativas y las de ellos?
2. Intereses y posiciones
•El
Interés es todo aquello que no podemos intercambiar con las otras partes.
•Y las
posiciones es la actitud que tienes acerca del tema a negociar.
•Un
ejemplo sería: en la industria de la construcción, cuando queremos comprar un
material pero estamos en el estira y el afloje en el precio, en eso nos ofrecen
uno a un menor precio pero también a menor calidad, así que el dilema es
escoger entre unos de los dos materiales
•Es
fácil confundir los objetivos a los temas de la negociación con los intereses.
3. Opciones
•Identificar
toda la gama de posibilidades en que las partes pudieran llegar a un acuerdo y
satisfacer sus intereses.
•Un
acuerdo es mejor si se incorpora la mejor de muchas opciones.
Puntos básicos para generar opciones:
•Conocer
muy bien los procesos de crear valor, reclamar valor y la elección de REC.
CREAR .
•Separar
el proceso de inventar y generar ideas del de decisión. Realizar sesiones de
«lluvia de ideas» con los equipos de negociación de ambas partes.
•Los
mejores valores están en las diferencias. Por ejemplo, actitud frente al
riesgo, cadencia temporal, percepciones, valor marginal de la misma cosa.
4. Criterios
•Los
criterios tienen que delinearse perfectamente para que el acuerdo al que se va
llegar deba ser con prudencia y justo para ambas partes.
Es importante para nosotros que la otra parte tenga la sensación de habernos
«ganado», aunque ello no sea cierto y nosotros hayamos conseguido nuestros
objetivos. Este ejercicio ayudará además a descubrir nuevos intereses y
opciones útiles a la negociación.
5. Relación
•Las
negociaciones más importantes se hacen con las personas o instituciones con las
cuales hemos negociado antes y negociaremos de nuevo.
•Para
una buena relación no debes mezclar problemas de relación personal con
problemas esenciales de la negociación.
6. Comunicación
•La
forma que se utiliza para comunicar tiene un impacto crítico en el resultado de
la negociación, especialmente cuando las dos partes no se conocen «el beneficio
puede ser mucho mayor para ambos cuando se negocia cara a cara porque sólo de
esta forma es posible compartir información vital.
•Si
el volumen de las transacciones a realizar es importante, vale la pena el ir a
conocer personalmente a la persona con la que luego deberemos negociar por
teléfono o e-mail. Hemos comprobado que si ambas partes tienen en común un
conocimiento personal positivo, entonces el método de comunicación (teléfono,
e-mail, etc.) debe tener importancia para el buen resultado. Si los
negociadores, al contrario no se conocen o son extraños el medio se convierte
en critico y marca la diferencia.
•La
confianza y la aportación se establecen mucho más fácilmente cuando las partes
se conocen, lo que sería imposible hacer por teléfono o e-mail entre extraños.
7. Compromisos
•Los
compromisos son planteamientos verbales o escritos que especifican lo que una
parte hará o no hará. Podríamos llamarlos el «borrador del contrato». Pueden
hacerse en el curso de una negociación. En general, un acuerdo será mejor en la
medida en que las promesas hayan tenido: planteamiento, estructuración y hayan
sido diseñadas para que se conviertan en acuerdos duraderos, de fácil
comprensión y verificables.
5. Descripción del tipo de técnicas y herramientas utilizadas por la teoría
•Este
programa utiliza el método pedagógico utilizado por Harvard, ilustra el método
de negociación descrito en el libro de Fisher y Ury “El arte de negociar”.
•El
método consiste en no plantear una posición definida o previa, donde las partes
se esfuerzan por ser de la forma más equitativa posible y respetan los
intereses de ambas partes.
•El
objetivo es lograr que los negociadores lleguen al mejor resultado común
posible.
•Se
distingue claramente la recopilación de información, investigación y
la
solución común. Se comienza intercambiando información sobre los
intereses
que defendemos (y no sobre nuestra posición), se intenta
exponerlos
claramente a la contraparte y dar a entender claramente sus intereses.
Para
esto es prudente hacer preguntas muy precisas y estar atento a las
respuestas
dadas. Es después de esto que nos detenemos al cruce de intereses.
6. Principales críticas y debilidades que han sido identificadas para el modelo.
Una de las principales críticas al modelo es que este trata del acuerdo entre dos o más partes y no se toma en cuenta las relaciones entre ellas, es decir que no se toma en conjunto con la organización, sin tener en cuenta que tanto afecta la desición, se centra demasiado en la interacción del individuo en el grupo, muchas veces las personas que defienden los intereses tienen diferentes movitos o los motivan diferentes cosas, inclusive se incluyen sentimientos en la negociación, pues lo más importante a la hora de negociar es poner sobre la mesa los intereses de las partes y poder acordar mutuamente que conviene más tanto a nivel individual como de organización.
7. Su posición crítica frente a las ventajas y debilidades de la teoría
Teniendo en cuenta todo el material y las diferentes opiniones que existen sobre este tema, el método como tal y la forma como está planteado es bueno, es decir si se aplican correctamente los pasos para una correcta negociación y se toma en cuenta las diferentes variables, podemos llegar a una buena negociación en diferentes aspectos, llegando a un mutuo acuerdo donde las personas involucradas en los procesos ganen reciprocamente y que lo que allí se esté negociando se esten teniendo en cuenta todos los aspectos que beneficien a quienes están representando, y se tomen en cuenta todos los aspectos y que se no se trate de involucrar sentimientos o sacar provecho de las situaciones
Les dejamos un video donde se nos muestra un breve resumen sobre el método Harvard
La contratación pública, es un acuerdo que se genera entre el estado y una persona o empresa, con el fin de satisfacer una necesidad, y sea un bien o servicio
En este tipo de contratos intervienen 3 actores, el Contratante, que en este caso es el estado, Un contratista, quien es el encargado de ejecutar las obras o servicios, y el Interventor, quien velará por el cumplimineto de dicho contrato
b) Diferencia con la contratación privada.
La diferencia con la contratación privada, es que en la pública el estado debe hacer el contrato por medio de licitación pública, ésta deberá cumplir varios pasos en los cuales se incluyen pliegos de condiciones, fecha de apertura y cierre del contrato y evaluaciones, mientras que en la privada el contratante podrá ejecutar la compra del bien, obra o servicio con quien desee, no están obligados a hacerlo por medio de licitación y lo puede hacer de forma privada y directa
Otra diferencia es que la persona o empresa que desea contratar con el estado deberá estar inscrito en el (RUP) Registro Único de Proponentes, aquí podemos encontrar toda la información que acredita la persona natural o empresa con su experiencia, capacidad jurídica y financiera, tambien figura la capacidad de contratación, toda esta información es verificada por la cámara de comercio.
c) Principios de la contratación pública y sus definiciones
El estado a su vez ha creado una serie de principios para poder hacer lo más transperente el proceso de contratación para evitar corrupción o malversación de fondos
1. Principio de Publicidad o Transparencia
La escogencia del contratista siempre se hará por medio de licitación o concurso público, salvo en algunos casos se podrá contratar directamente cómo, Menor cuantía o en algunos casos dependiendo del presupuesto anual
2. Principio de Economía:
En las normas de selección y pliegos de condiciones o términos de referencia para la licitación, para la escogencia del contratista, se estableceran los términos procedimientos y etapas estrictamente necesarios, pára asegurar una buena selección de la propuesta más favorable.
3. Principio de Responsabilidad:
Las personas que inteactúen en la actividad contractual, deberán ceñirse y actuar bajo la ley cumpliendo con los deberes y obligaciones de cada uno, los servidores públicos deberán responder por sus actos y omisiones e indemnizar por los daños si hubiere.
d) Significado de los términos: Inhabilidad, Incompatibilidad, y Conflicto de Intereses
Los Servidores Públicos son las personas encargadas de cumplir y realizar las funciones y
los fines establecidos por el Estado para su funcionamiento. Para evitar que los intereses
particulares interfieran con las funciones públicas, la Constitución y las Leyes establecen
un sistema de requisitos y limitaciones para quienes se van a vincular y para quienes se
encuentran desempeñando cargos del Estado, o que aprovechando su status dentro del cargo beneficie a empresas licitantes o personas que aspiren a un contrato con el estado que comúnmente son denominadas
inhabilidades e incompatibilidades o Conflicto de Intereses
e) Estructura (Etapas) y documentos del proceso de contratación pública
Etapas del proceso de contratación
PRECONTRACTUAL: Ésta se inicia con un estudio previo y termina con la adjudicación del proceso de contratación
En esta etapa se define claramente la planificación de los recursos de la necesidada a satisfacer
CONTRACTUAL: Una vez iniciado el proceso de selección, el ministerio de trabajo, elabora una minuta del trabajo, posteriormente el contrato se perfecciona y las partes interesadas firman, el documento se debe elevar a escrito y debe ser firmado por parte de la Entidad por la Ordenadora del Gasto y por el Contratista el Representante Legal, delegado o apoderado, si se trata de una persona jurídica, por la persona que la representa.
POSTCONTRACTUAL: Inicia con la terminación del contrato y culmina cuando se haya realizado la liquidacion del mismo
Los documentos necesarios para poder licitar con el estado además de estar registrado en el RUP son los siguientes
Personas Naturales
- Los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las entidades estatales.
- Certificados de la experiencia en la provisión de los servicios que ofreció a las entidades estatales, los cuales deberán ser expedidos por terceros que hayan recibido tales servicios.
- Si la persona está obligada a llevar contabilidad, copia de la información contable del último año exigida por las normas tributarias.
- Certificado expedido por la persona natural o su contador sobre el tamaño empresarial, de acuerdo con la definición legal y reglamentaria.
Personas Jurídicas
- Los servicios que ofrecerá a las entidades estatales, identificados con el clasificador de bienes y servicios en el tercer nivel.
- Certificado expedido por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador, en el que conste que el interesado no es parte de un grupo empresarial, no ejerce control sobre otras sociedades y no hay situación de control sobre el interesado, en los términos del Código de Comercio.
- Estados financieros de la sociedad y estados financieros consolidados del grupo empresarial. Si la persona jurídica no está obligada a tener revisor fiscal:
a. Principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias.
b. Cuentas contingentes deudoras y acreedoras.
- Copia de los documentos adicionales exigidos por la Superintendencia de Sociedades respecto de las sociedades sometidas a su inspección, vigilancia o control.
- Certificado expedido por la persona natural o su contador sobre el tamaño empresarial, de acuerdo con la definición legal y reglamentaria.
- Certificado expedido por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador, relativa al tamaño empresarial, de acuerdo con la definición legal y reglamentaria.
f) Licitación pública, qué es, cómo funciona y otras modalidades de selección pública que existen
Licitación Pública: Es una invitación que hace una entidad estatal para los interesados en un determinado contrato, en igualdad de condiciones garantizando que lo estipudado en el pliego para que puedan presentar sus ofertas, y de las cuales se presentaron se seleccionaran las más favorables, las caracteristicas de esta licitación son las siguientes:
* Se dirigen indeterminadamente a todos los posibles proponentes
* La afluencia es ilimitada
* La presentación de oferentes obedece a un llamado público objetivo
Otras Modalidades:
Licitación Pública
Concurso de Méritos
Selección Abreviada
Contratacióbn Directa
Cuantía Mínima
g) Diagrama de flujo estándar de un procedimiento de contratación pública.
h) Garantías y seguros en la contratación pública
La entidad estatal luego de identificar los Riesgos del Proceso de Contratación se deben definir las garantias mediante las cuales mitiga el riesgo, de acuerdo con el valor, la naturaleza y las obligaciones del contrato
Tipos de Garantías y coberturas
Los Oferentes para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones frente a las entidades estatales pueden ofreser
i . Contratos de Seguro
ii . Fiducia mercantil de garantía ó
iii . Garantías bancarias o cartas de crédito stand by
Todos los Riesgos identificados por las Entidades Estatales pueden cubrirse a través diferentes instrumentos de garantía, en las modalidades de contratación y mínima cuantía, así como en la contratación
de seguros, la Entidad Estatal justificará la necesidad de exigir o no la constitución de garantías, en las otras modalidades de selección son obligatorias las garantías de seriedad de la oferta y cumplimiento. La garantía de responsabilidad civil extracontractual es obligatoria en los contratos de obra
y en aquellos en que por su objeto o naturaleza la Entidad Estatal lo considere necesario, con ocasión delos Riesgos del contrato.
i) Conclusiones propias del estudioso explicando la importancia de la contratación pública resalta lo que considera más relevante del tema en relación a la asignatura
Me parece muy importante el tema de contratación pública, puesto que cualquier empresa puede postularse y presentar su portafolio de productos y poder licitar con el estado, esto genera crecimiento en muchas de las empresas colombianas, pues tambien brindan oportunidad a pequeñas empresas de poder ser conocidos y mostrar sus productos bienes o servicios, algo que debo resaltar o que me parece inquietante a la vez, es que para la licitación y todas las fases que lo comprenden se puede observar que todo lleva una especie de filtros en la licitación pero finalmente terminan contratando con los mismos y es cuando siemrpe salen en las noticias todo este tipo de carruseles de contratación y demás, pienso que en este tema estamos muy mal pues a pesar de que tenemos todos los mecanismos para hacer transparentes los procesos, siempre algunos saben burlarlos y finalmente terminan con el dinero de los contrubuyentes en los bolsillos, y entregando obras con materiales de mala calidad o en muchos casos ni los entregan.
Los dejo con un video corto acerca de la contratación pública en Colombia
